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Stock, dépôts et transferts
Le stock dit combien il reste de chaque produit, et où. Il monte à la réception d'un bon de commande, descend à chaque vente, et se corrige par un ajustement motivé.
Les dépôts
Un dépôt est un endroit où la marchandise est rangée : le magasin, une réserve, un entrepôt. Chaque boutique a un dépôt principal dès sa création.
- Un seul dépôt : l'application le choisit toute seule partout, vous n'avez rien à sélectionner.
- Plusieurs dépôts : chaque vente et chaque entrée de stock précise le dépôt concerné. N'en créez un deuxième que si votre stock est réellement rangé à plusieurs endroits.
Dans le menu Stock, Ajouter un dépôt crée un dépôt (nom obligatoire, emplacement facultatif). Renommer change son nom. Un dépôt ne peut être supprimé que s'il est vide, et le dépôt principal ne se supprime jamais. Le nombre de dépôts dépend de votre formule.
Consulter le stock
Voir le stock ouvre le contenu d'un dépôt : quantité disponible de chaque produit, valeur au prix d'achat, valeur au prix de vente, et nombre de produits en stock faible. Un produit est signalé « faible » en dessous de 10 unités. Le filtre Filtrer par niveau de stock isole les stocks faibles pour préparer une commande.
Comment le stock entre
Il y a trois entrées possibles, et une seule est le chemin normal.
| Chemin | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Bon de commande livré | Le chemin normal du réapprovisionnement. Marquer un bon « livré » ajoute ses quantités au dépôt de réception et garde la trace du fournisseur, du prix et du paiement. Voir Fournisseurs et bons de commande. |
| Quantité de départ | À la création d'un produit, pour déclarer ce qui est déjà en rayon. |
| Ajustement | Pour corriger : inventaire, casse, perte, retour. Réservé à l'administrateur principal. |
Ajuster le stock
Dans un dépôt, le bouton Ajuster le stock ouvre la liste des produits avec, pour chacun, une quantité à saisir : positive pour ajouter, négative pour retirer. Les lignes laissées à 0 sont ignorées.
Un motif est obligatoire :
- Inventaire (comptage) : le comptage ne correspond pas au stock affiché ;
- Stock initial : mise en place du stock de départ ;
- Casse / perte / périmé ;
- Retour ou don ;
- Autre (préciser), avec une précision à écrire.
Le stock ne peut pas devenir négatif : retirer plus que ce qui reste est refusé et rien n'est enregistré. Chaque ajustement est gardé dans l'historique du stock, avec son auteur et son motif.
L'ajustement n'enregistre ni fournisseur, ni prix, ni paiement. Pour une vraie livraison, passez par un bon de commande : sinon la caisse et les dettes fournisseurs ne seront pas à jour.
Transférer du stock
Entre deux dépôts
Il faut au moins deux dépôts. Depuis un dépôt, Transférer depuis ce dépôt : choisissez le dépôt d'arrivée, saisissez les quantités, ajoutez une note si besoin, puis Valider le transfert. Le stock total de la boutique ne change pas, seule sa répartition change. Une quantité supérieure au disponible est refusée, et dans ce cas rien n'est transféré.
Vers une autre de vos boutiques
Si votre compte gère plusieurs boutiques, Transférer vers une autre boutique envoie la marchandise dans un dépôt de l'autre boutique. La quantité va au produit du même nom ; s'il n'existe pas là-bas, il est créé avec les mêmes prix. Ce n'est ni une vente ni un mouvement de caisse.
Droits nécessaires
| Action | Droit |
|---|---|
| Voir le stock | Tous les utilisateurs |
| Créer, renommer, supprimer un dépôt | Gérer les dépôts (créer, renommer, supprimer) |
| Transférer | Transférer du stock entre les dépôts |
| Faire entrer une livraison | Bons de commande fournisseurs (créer, livrer = entrée en stock) |
| Ajuster | Administrateur principal uniquement |
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