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Utilisateurs et droits
Chaque personne qui travaille dans la boutique a son propre compte, limité à ce qu'elle doit faire. C'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, et de protéger la caisse et les prix.
Créer un utilisateur
Menu Parametres › Admins secondaires, bouton Ajouter un admin.
- Saisissez son nom et son numéro de téléphone. Ce numéro est son identifiant de connexion : il doit être exact, et il ne peut pas déjà servir à un autre compte.
- Cochez les droits que vous lui accordez (détail ci-dessous).
- Cliquez sur Creer et generer le mot de passe.
- L'application affiche une seule fois le mot de passe temporaire. Notez-le et transmettez-le à la personne.
- À sa première connexion, elle devra choisir son propre mot de passe.
Le nombre d'utilisateurs dépend de votre formule. Quand la limite est atteinte, il faut désactiver un compte ou passer à une formule supérieure.
La liste des droits
Cochez seulement ce qui correspond au travail de la personne. Moins un compte a de droits, moins une erreur ou un abus peut coûter.
Ventes
- Créer un bon de sortie (sans pouvoir le déclarer cash ni dette) — le vendeur prépare ce que le client prend, mais ne touche pas à l'argent.
- Facturer un bon (cash, dette, acompte) et encaisser les dettes — le caissier.
- Annuler un bon en attente
- Annuler une facture (cash ou dette) — à réserver à une personne de confiance : une annulation fait revenir le stock et peut faire sortir de l'argent.
Prix
- Voir tous les prix (prix d'achat, marges, bénéfices)
- Voir le tarif uniquement (prix de vente dans Produits et Stock)
Sans l'un ni l'autre, aucun prix n'est affiché dans Produits & prix ni dans Stock.
Produits et stock
- Gérer les produits (créer, modifier, supprimer, prix) — inclut « Voir tous les prix »
- Gérer les dépôts (créer, renommer, supprimer)
- Transférer du stock entre les dépôts
- Bons de commande fournisseurs (créer, livrer = entrée en stock)
- Payer les fournisseurs avec la caisse
Tableau de bord
- Tableau de bord complet (ventes, caisse, dépenses, dettes)
- Tableau de bord sans finances (produits actifs et stocks faibles)
Autres
- Rapports — inclut « Voir tous les prix »
- Voir l'historique
- Emprunts / apports
- Paramètres boutique et abonnement
- Créer des admins (seulement avec ses propres droits) — un gérant peut créer des comptes, mais il ne peut donner que les droits qu'il possède lui-même.
Restriction
Voir uniquement le stock et les bons de sortie : quand cette case est cochée, l'utilisateur ne voit que le stock et les bons de sortie, quels que soient ses autres droits. C'est le compte du magasinier qui prépare la marchandise.
Certains droits en entraînent d'autres : gérer les produits, voir les rapports ou gérer les bons de commande donnent aussi accès aux prix d'achat, puisque ces écrans les affichent.
Exemples de profils
| Poste | Droits à cocher |
|---|---|
| Vendeur au comptoir | Créer un bon, voir le tarif, tableau de bord sans finances. |
| Caissier | Créer un bon, facturer un bon, voir le tarif. |
| Magasinier | La restriction « stock et bons de sortie uniquement ». |
| Responsable des achats | Bons de commande, gérer les produits, transférer du stock. |
| Gérant | Tous les droits de vente et de stock, annuler une facture, rapports, historique, tableau de bord complet, emprunts, payer les fournisseurs. |
Modifier, réinitialiser, désactiver
Dans la liste des utilisateurs :
- Modifier : changer son nom, son téléphone ou ses droits. Si le téléphone change, son identifiant de connexion change aussi.
- Reinitialiser : affiche un nouveau mot de passe temporaire, pour un utilisateur qui a oublié le sien.
- Desactiver : le compte ne peut plus se connecter. Rien n'est effacé : ses ventes restent à son nom dans l'historique. C'est ce qu'il faut faire quand un employé quitte la boutique.
- Reactiver : rend l'accès.
Ne partagez jamais un compte entre deux personnes, et ne donnez pas le compte de l'administrateur principal à un employé. Un compte par personne coûte une minute et évite la plupart des litiges de caisse.
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