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Fournisseurs et bons de commande
Un bon de commande suit une marchandise de la commande jusqu'au rayon : ce qui a été commandé, à qui, à quel prix, ce qui a été payé et ce qui reste dû.
Les fournisseurs
Un bon de commande est toujours adressé à un fournisseur. Menu Achats fournisseurs › Fournisseurs, puis Ajouter un fournisseur : seul le nom est obligatoire ; le téléphone, l'e-mail, le pays, l'adresse et une note sont facultatifs. Pour un fournisseur à l'étranger, commencez le numéro par l'indicatif du pays (+86, +90, +971…).
Archiver retire un fournisseur des choix proposés. C'est refusé tant qu'il a des bons non livrés ou non payés.
Créer un bon de commande
- Menu Achats fournisseurs › Bons de commande, bouton Nouveau bon de commande.
- Choisissez le fournisseur et le Dépôt de réception (le dépôt où la marchandise arrivera).
- Dans Produits commandés, saisissez la quantité de chaque produit commandé. Le prix d'achat proposé vient de la fiche du produit ; corrigez-le si le fournisseur a changé son prix. Un produit vendu aussi en gros peut être commandé par carton.
- Indiquez si besoin la date de livraison prévue. Cochez Achat à crédit si le fournisseur accepte d'être payé plus tard, avec la date limite de paiement.
- Créer le bon de commande.
Tant qu'un bon n'est ni livré ni annulé, il peut être modifié. Le bon s'imprime avec Imprimer pour être remis ou envoyé au fournisseur.
Un prix d'achat à 0 (marchandise offerte) n'est accepté que de l'administrateur principal.
Paiement et livraison : deux suivis séparés
Chaque bon porte deux états indépendants.
| Paiement | Signification |
|---|---|
| Non payé | Rien n'a été payé et le bon n'est pas déclaré à crédit. |
| À crédit | Le fournisseur sera payé plus tard. |
| Payé en partie | Une partie a été versée. |
| Payé | Tout est réglé. |
| Livraison | Signification |
|---|---|
| Commandé | Le bon est créé, la marchandise n'est pas partie. |
| En cours de livraison | La marchandise est en route. |
| Livré — en stock | La marchandise est arrivée et ses quantités sont dans le stock. |
| Annulé | Le bon a été annulé. |
Un bon « Non payé » ne peut pas avancer : payez-le, en tout ou en partie, ou déclarez-le à crédit avec C'est un achat à crédit. Vous pourrez ensuite le mettre en cours puis livré.
Un bon peut être annulé tant qu'il n'est pas livré et qu'aucun paiement n'a été fait.
Réception : l'entrée en stock et le prix d'achat
Quand la marchandise arrive, ouvrez le bon et cliquez sur Livré (entrée en stock). Toutes les quantités du bon entrent dans le dépôt de réception, et cette action ne se fait qu'une fois : un bon livré ne peut plus être modifié.
Au même moment, vous décidez quoi faire du prix d'achat des produits, quand celui du bon diffère de l'ancien :
| Choix | Effet |
|---|---|
| Remplacer tout de suite par les nouveaux prix | Le prix d'achat de chaque produit devient celui du bon. |
| Remplacer plus tard, quand l'ancien stock sera vendu | L'ancien prix reste tant qu'il reste de l'ancien stock ; le nouveau s'applique ensuite tout seul. |
| Faire la moyenne de l'ancien stock et du nouveau | Prix moyen pondéré : (ancien stock × ancien prix + quantité reçue × nouveau prix) ÷ stock total. |
| Ne rien changer : j'ajuste les prix moi-même | Rien ne change ; vous corrigez dans Produits & prix. |
Exemple de moyenne. Il reste 10 pièces achetées 100, et vous en recevez 30 à 120. Le nouveau prix d'achat est (10 × 100 + 30 × 120) ÷ 40 = 115.
Le choix proposé par défaut se règle dans Infos boutique ; il reste modifiable sur chaque bon.
Payer un fournisseur
Sur le bon, le bloc de paiement accepte un versement partiel ou complet. Le paiement sort de la caisse d'aujourd'hui et il est déduit de la clôture de la journée.
- Vous choisissez le mode de paiement (espèces, Mobile Money…). Le montant ne peut pas dépasser le solde disponible sur ce mode, ni ce qui reste dû sur le bon.
- Si l'argent ne vient pas de la caisse (argent personnel, prêt), enregistrez d'abord un apport avec Faire un apport : l'argent entre dans la caisse, puis en ressort vers le fournisseur. Les comptes restent justes.
- Si la journée est déjà clôturée, aucun paiement ne peut sortir de la caisse ce jour-là.
- Annuler ce paiement remet le montant dans la caisse de sa journée. C'est impossible si cette journée est clôturée.
Dettes fournisseurs
Menu Achats fournisseurs › Dettes fournisseurs : le total dû, la part dont l'échéance est dépassée, et la liste des bons à payer par fournisseur, avec le nombre de jours de retard. Le bouton Payer mène directement au paiement du bon.
Droits nécessaires
- Bons de commande fournisseurs (créer, livrer = entrée en stock) : créer et modifier les bons, gérer les fournisseurs, marquer livré.
- Payer les fournisseurs avec la caisse : enregistrer les paiements.
Les deux droits sont séparés pour qu'une personne puisse recevoir la marchandise sans avoir la main sur la caisse, et inversement.
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